规章制度

档案管理制度

一、档案工作人员职责

档案工作由局办公室统一负责，局办公室下设综合档案室，配备一名专职档案管理人员，做好档案的归档、催交和查阅工作。局各处室(中心）业务人员为兼职档案人员。

第一条专职档案管理人员职责

1.宣传贯彻党和国家关于档案工作的方针政策，管理局机关档案，制订全年档案工作计划和总结全年档案工作，检查档案立卷归档情况，落实市档案局布置的各项任务。

2.负责局机关档案的收集、整理、保管、统计、管理工作，提供档案查阅利用服务。

3.宣传《档案法》，负责对兼职档案人员的业务指导和培训。

4.按规定向市档案局移交保存的档案，为党和国家积累史料。

5.对全市统计系统的档案工作进行指导、检查。

第二条兼职档案人员职责

1.在局办公室档案管理人员的指导下，开展本处室（中心）的档案业务工作。

2.保管、保存所在处室（中心）在当年内所形成的档案，保持与局办公室档案工作的沟通与联系，按文件材料归档范围，收集有关文件资料，确保文件资料的系统、完整。

3.及时反映档案工作中的问题、意见和建议。

二、档案库房管理

第一条档案库房应确定专人负责管理，管理人员要热爱本职工作，具有相应的专业知识，熟悉档案保管工作内容、职责范围和本单位的历史沿革及档案工作情况。

第二条档案库房设置要符合“八防”（防火、防盗、防晒、防尘、防潮、防光、防虫、防水）的要求，采取必要的措施，维护档案的完整、安全，尽量延长档案的寿命。

第三条库房内不办公，无杂物堆放、保持整齐、清洁。严禁将易燃、易爆物品带入档案库房内，确保电器设备的安全运行。

第四条库房内温湿度控制在标准内，平时根据环境气候变化情况随时通风，调整库房内温湿度。经常检查档案的虫蛀霉变情况，发现问题及时处理。

第五条经常检查室藏档案，检查情况和处理结果要作详细记载。发现问题及时向分管领导报告，并立即采取措施，以保证档案的安全。

三、档案分类、立卷、保管

凡是反映本局工作活动的依据，或形成的具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。本机关各职能处室在各项业务、财务活动过程中形成的具有保存价值的资料也属于文书档案归档范围。档案的分类、立卷、保管期限等归档工作要严格按照根据《档案法》规定和省、市档案局的有关要求执行。

第一条档案分类

局机关档案分文书档案、统计业务档案、统计行政执法档案、会计档案、科技档案(设备档案)、数据备份档案、特种载体档案七大门类。

1.文书档案由局专职档案人员按《浙江省〈归档文件管理规则〉办法（试行）》，以件为单位收集、整理。按年度─保管期限分类，并在文件的首页上端空白处加盖归档章。

2.统计报表档案由各处室（中心）相关专业人员收集、整理、立卷。

3.统计行政执法档案由局法规制度处负责整理、立卷（具体参照浙江省档案局印发的《行政处罚案件档案整理规则》）。

4.会计档案由局办公室财务人员负责，按会计档案归档要求整理立卷。

5.科技档案目前只有设备档案，由局办公室和局数据中心以同一型号设备的成套资料立卷，主要是设备说明书和技术资料。

6.数据备份档案，由数据中心负责建立数据备份系统，防止系统、数据的丢失。数据备份的主要内容为：网络服务器端操作系统、系统及应用软件、数据库信息、网站信息、文档数据库、共享资源平台，各专业定、年报数据和各种普查、专项调查、抽样调查中形成的电子数据，本单位编辑出版的资料刊物形成的电子文件。

7.特种载体档案包括照片和实物。照片由摄影者整理，编写事由、时间、地点、人物、背景及简要的文字说明，随同其他有关载体材料一起移交局办公室归档，并提供电子光盘。实物包括荣誉实物和停止使用的印模。荣誉实物是指本单位在统计工作（或者比赛）中获得市级以上，且有保存价值的奖状、奖牌、奖章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体。停止使用的印模须填写印模名称、启用与停用时间等说明。

第二条立卷归档

1.重要文件实行两套制。在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正本与定稿，请示与批复，转发文与被转发文，原件与复制件，来文与复文分别放在一起，不得分开。卷内文件按内容、时间排列；密不可分的文件材料应依序排列，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后。

2.卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号。页号应该统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；数据备份档案均由各处室（中心）专业人员提供，局数据中心有关人员刻制光盘，并附上包含时间、题名（内容）、保管期限、运行环境等说明；实物如荣誉、停止使用的印模、光盘等也应在装具上逐件编号。

3.每卷案卷必须逐件打印卷内文件目录，正确填写，卷内目录必须按统一格式打印。文书档案以件为单位填写归档文件目录。

4.有关卷内文件的情况说明都应填写在备考表内。若无情况说明，每卷也应填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间，以示负责。

5.案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容、类别等，并用毛笔或钢笔（黑墨水）书写或微机打印，字迹工整，清晰。文书档案按归档文件目录封面内容填写：包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等。

6.卷内文件材料要去掉金属物，案卷应采用三孔一线的方法装订，装订线结放在后面。装订案卷要做到下边和左边整齐，不掉页，不压字，不妨碍阅读。单本案卷厚度以不超过3CM为宜。

7.文字材料档案（包括文书档案、统计业务档案、统计行政执法档案），在送正稿和底稿的同时，还必须扫描成电子稿并报送，以利于逐步实现档案电子化管理。

8.归档案卷按类别、保管期限进行系统排列、编写案卷号、编制案卷目录（一式二份，一份留存、一份随档案移交）。交接档案时，双方根据目录核对，并履行移交手续。

第三条档案保管

1.本局档案保管期限分为永久、定期二种，定期一般分为30年、10年。凡是反映局机关主要职能活动、基本历史面貌和我市概貌的对本机关、国家建设和历史研究有长远使用价值的档案列为永久保管。凡是反映局机关一般工作活动在较长时间内对局机关工作和对社会各界有查考使用价值的档案列为30年保管。凡是在较短时间内对局机关有参考使用价值的档案列为10年保管。

2.档案以卷（件）、册、盒三种形式为保管单位。文书、统计业务档案按年代、保管期限顺序排列，统计行政执法档案按案例年代排列，会计档案按年代、问题（表种）排列。

四、档案保密、借阅

第一条档案保密规定

1.档案管理人员要严格遵守有关法规和制度，不得擅自外泄档案内容，做好保密工作，确保档案材料的安全。

2.档案管理人员不准将所有档案资料随意提供他人，不得随意复制、涂改、拆卷或损毁，不得将档案资料带离档案库房。

第二条档案借阅规定

1.局机关工作人员查阅无密级的档案可向局综合档案室直接借阅，填写“档案借阅登记单”，用后及时归还；查阅密级的档案，须经办公室领导批准，办理登记手续，并只能在档案室内（或指定场所）查阅。外单位人员借阅档案，应凭介绍信，经办公室领导同意，办理登记手续后查阅。

2.借阅档案不准私自复制或内部转借，如确需要复制的，须报经办公室领导批准，由档案管理人员给予复制。

3.借阅人员要爱护档案，注意安全和保存，不准私自摘录、复印，更不得在案卷上划圈划线条、做记号，不得抽拆、损坏和转借或给无关人员翻阅，不得将档案带离本机关办公场所。

4.归还档案时，档案管理人员必须详细检查，且双方交接清楚，并在借阅登记上进行注销。

五、档案鉴定销毁

第一条本局档案鉴定小组负责对本局全部档案的保存价值、保管期限进行鉴定、审查和销毁处理工作。严禁任何部门和个人自行销毁档案，如有违反，按《档案法》有关条款进行处罚。

第二条对已过保管期限并失去保存价值的档案，由档案部门会同有关处室提出建议意见，编制拟销毁档案清册，经档案鉴定小组（必要时应请有关专家）审查鉴定，报局领导批准，报上级档案管理部门备案后，才能实施销毁。

第三条销毁档案时必须派专人（2 人以上）监督，销毁清册经销毁人签字后归档。