公文管理制度

一、行文种类和格式

局机关的公文，是局机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

第一条  本局机关制发的公文种类主要有：请示、报告、通知、决定、通报、批复、函、意见等。

第二条  公文格式一般包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。本局公文格式严格执行《浙江省行政机关公文格式及样式》。

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

18.公文的印发部门为局办公室。

19.公文双面印刷，版记应在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

20.公文用纸。统一用A4型（210mm×297mm）或A3型（297mm×420mm）。局党组发文用“中共绍兴市统计局党组文件”字头专用纸；局发文件用“绍兴市统计局文件”字头专用纸；办公室发文用“绍兴市统计局办公室文件”字头专用纸。

二、行文规则

1.遵守党政分开的原则。凡向党的机关行文，原则上应以党组织的名义；凡向行政部门行文，一律以行政名义向行政机关行文必要时可抄送党的机关。

2.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

3.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

4.“请示”应一事一文，做到内容准确，观点明确。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

5.依据本部门职权可以与市政府各部门相互行文和向下级政府的相关部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式发文。内设机构除办公室外不得以本局名义对外正式行文。

6.根据工作需要，可以与同级部门和人民团体、具有行政职能的事业单位联合行文；也可同下级人民政府联合发文。联合发文应明确主办部门或单位。

7.上报的公文应主送上级单位，不得直接报送给领导个人或上级机关其他内设机构。需主送给领导个人的请示和报告，以局信笺形式发出（加盖局印章）。

三、公文办理

局办公室是公文办理的管理机构，主管本局机关的公文办理工作。公文办理必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定。坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，急件随到随办，及时处理。

第一条  收文办理

1.签收。来文、来电、资料及上级的批示等，统一由办公室负责收文，并指定专人，做好签收、拆封、登记工作，收文统一在市政府协同办公系统内处理。对于接收来的密级文件，应在档案收文库进行登记编号后，按照密级文件不能在网上流转的要求，填好公文处理单，用纸质文件的方式进行传递，做好文件的保密工作。

2.拟办。办公室公文收发人员将文件送办公室主任，办公室主任送主任审批。

3.承办。各处室收到待办公文后要立即接收，及时阅办。不得拖延积压。如不属本处室办理的文件，应及时退回办公室。文件有明确时间要求的，应按规定时间办结。属审批、申报类事项，按法律、法规、规章规定的办理时限和本局有关政务公开承诺的时限办结。文件、资料的传阅，应速传速阅，避免延误。急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。文件办理或传阅后，应及时发送回办公室，任何人不得擅自将文件存留。

4.催办。办理文件应件件有着落，事事有交代。凡由局办公室送签的文件及上级部门交办的事项，分别由办公室负责催办，各处室对办公室工作应给予支持，并明确提供办理情况。凡由各处室承办的文件和自行送出的会签文件，由各承办处室负责催办。由局办公室送外部门会签的文件，除局办公室负责向有关会签部门催办外，主办处室亦应负责催询会签部门的主管处室。

第二条  发文办理

1.拟稿。本局公文的拟稿，按工作职责落实有关职能处室办理。文件拟稿力求做到情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅简短。拟定文稿，应统一使用“绍兴市统计局发文稿纸”。稿纸首页各项应认真填写清楚，稿子正文应提供打印稿件。

2.审核。公文拟稿后，先由主办处室的负责人审核把关。审核的主要内容是：文稿数据、事实的正确性和所提措施是否切实可行，是否已经表达清楚要说明的问题等。处室负责人审核签字后，由办公室负责核稿。核稿的主要内容是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合党和国家的有关政策要求，是否会商（会签）有关处室单位，以及文字表达、文种使用、公文格式是否正确规范等。未经办公室核稿的稿件，局领导原则上不予签发。

3.签发、会签

（1）以局党组名义发出的公文，由局党组书记签发；以局名义行文，拟稿人在办公室核稿后，提交分管领导审核把关，由局长审定后签发。

（2）本局起草的文稿需送外单位会签的，由办公室报送局领导批签后，由承办处室负责送会签；局内处室之间会签的文稿，由承办处室自行办理。外单位送本局会签、签发的文稿，一律由办公室按处室的分工，先送处室审核提出意见，再送局领导签批。

（3）签发或会签公文，主签人应当明确签署意见、姓名和日期等，其他核签人圈阅视为同意。

4.复核。公文正式印制前，办公室应当进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

5.用印。用印按本局印章管理的有关规定办理。由外单位主办的与本局联合发文，用印前应先送本局主办处室、分管领导审核，局长在用印审批单签名后再盖章。

6.发文。发文应按要求及时寄送，发有密级的文件，应按保密工作的有关规定办理。

四、立卷、归档和销毁

公文的立卷归档应按本局制订的档案管理办法的有关规定办理。

第一条  公文办理完毕后，应根据局机关档案工作的有关规定，将应归档的公文及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二条  归档范围的公文，应根据其相互联系的特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整。

第三条  应存档的公文在拟制、修改、核稿及签批的过程中，字迹材料必须符合存档要求。

第四条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁公文应到指定场所，其中，销毁秘密公文应由二人以上监销，销毁绝密公文应当进行登记。